Come organizzare un evento aziendale memorabile?
Corsi di formazione, eventi di Team Building, Benefit, Bonus…. Ci sono tanti modi per fare qualcosa di gradito per i nostri dipendenti e collaboratori perché se loro lavorano in armonia, e con spirito di collaborazione, la nostra azienda ci guadagna! L’atmosfera in ufficio e la condivisione di obiettivi comuni sono infatti importanti tanto quanto un salario adeguato.
Perché organizzare un evento aziendale?
Di novità in azienda ce ne sono sempre tante e aggiornare lo Staff periodicamente può fare la differenza tra un’azienda “ferma” e una “dinamica”.
Un evento aziendale che aggiorni tutti sull’andamento dell’attività, su eventuali nuovi prodotti o servizi in uscita, e che crei un forte senso di appartenenza, è sempre molto utile per creare il giusto dinamismo in ufficio e far sì che la nostra immagine aziendale ci guadagni anche all’esterno (non dimentichiamo che il bene più prezioso in azienda è il personale, e se questo è aggiornato e motivato l’immagine che porterà all’esterno sarà vincente, e con i Social Network questo è ancora più vero!!).
Organizziamo una cena aziendale o un evento di Team Building?
Dipende dalle motivazioni. Una cena aziendale può andare bene per condividere informazioni, per allineare lo Staff su quanto sta succedendo in azienda, ma anche una classica cena aziendale può diventare un momento memorabile se organizzata nel modo corretto.
Se invece il nostro obiettivo è quello di migliorare l’atmosfera in ufficio, potremo scegliere una tipologia diversa di evento prevedendo, per esempio, anche un momento dedicato alle tecniche di gestione delle attività e dello stress o ad attività che stimolino il lavoro in squadra e la condivisione.
Da dove inizio per organizzare un evento aziendale?
Gli aspetti a cui prestare attenzione quando organizziamo un evento aziendale sono davvero tanti e tutti ugualmente importanti, ecco i principali:
- Tema dell’evento
- Budget
- Location
- Attività
- Programma
- Materiali
Partiamo dal Tema che sarà il nostro filo conduttore durante tutto l’evento. Dovrà essere in linea con lo scopo dell’evento stesso ma non dovrà essere banale.
Subito dopo definiamo un budget indicativo sulla base del quale poseremo le fondamenta del nostro evento.
Un aspetto importante, assolutamente da non sottovalutare, è rappresentato dalla scelta della location perché da questa dipenderanno anche le attività che potremo organizzare.
Nella scelta del luogo dovremo considerare quanto esso sia raggiungibile. E’ fondamentale infatti che tutti i partecipanti siano messi in condizione di raggiungere la location con mezzi propri o, se necessario, con mezzi messi a disposizione dall’azienda.
Se il budget lo permette, una location al lago o al mare sarà perfetta per il periodo estivo e per attività da svolgere all’aria aperta; una località interessante a livello turistico ci offrirà la possibilità di organizzare una visita della città o di qualche realtà produttiva che sia in qualche modo collegata alla nostra; una struttura di qualità facilmente raggiungibile sarà perfetta per una cena con intrattenimento o con attività dimostrative.
La struttura dovrà essere in grado di ospitare in modo adeguato i partecipanti all’evento sia dal punto di vista dell’accoglienza, che dei servizi aggiuntivi offerti, quali ad esempio un centro benessere dotato di SPA, una sala conferenze o uno spazio idoneo per attività sportive o giochi di squadra.
Se prevediamo attività specifiche – team building, gestione dello stress, coaching aziendale – dovremo scegliere a chi affidarci accertandoci che la persona che sceglieremo sia un professionista specializzato. L’improvvisazione salta sempre all’occhio e non è mai apprezzata.
Il programma dell’evento dovrà essere organizzato fin nei minimi dettagli e non dovremo lasciare troppi tempi morti per non rischiare che le persone abbandonino l’evento prima della sua conclusione.
Infine non trascuriamo i materiali che dovranno essere presenti: dovremo preparare quanto prima un elenco di ciò che ci occorrerà per poterli eventualmente preparare o ordinare quanto manca.
Gli aspetti da valutare e pianificare nel dettaglio sono davvero tanti. Una pianificazione accurata e professionale farà la differenza tra “la solita cena” ed un evento memorabile.
