Vorrei partecipare a una fiera di settore: come mi organizzo?

Con l’avvento del Web, potremmo essere tentati dal pensare che le fiere di settore siano ormai eventi datati e di scarsa rilevanza. Ma non è così, vediamo perché.

Prima di tutto, definiamo gli obiettivi

Le fiere specializzate sono ancora un ottimo strumento di promozione per le piccole e medie imprese che hanno uno o più obiettivi come per esempio:

  • far conoscere il proprio prodotto o servizio in modo diretto
  • accrescere il proprio database contatti/clienti
  • conquistare maggior fiducia da parte del pubblico
  • ampliare il proprio bacino di utenza, guardando magari anche verso l’estero
  • ampliare la propria rete di distributori o di agenti
  • affermare il proprio brand a livello locale, nazionale o internazionale.

Una volta chiarite le idee, è necessario decidere a quale fiera sia meglio partecipare per raggiungere sia gli obiettivi prefissati, che il target di pubblico al quale vogliamo parlare: sarà per la nostra azienda un investimento importante che dovrà portare i suoi frutti.

Nella scelta, non dobbiamo considerare solo il tema portante della fiera, ma anche la sua collocazione temporale: se l’obiettivo è quello di aumentare le vendite per l’anno in corso, non sarebbe utile partecipare ad una fiera in novembre perché non ci sarebbe materialmente il tempo di capitalizzare l’investimento se il bilancio della nostra azienda chiude al 31 dicembre.

D’altro canto, se il nostro obiettivo è quello di estendere il nostro bacino di utenza per l’anno successivo, una fiera a fine anno potrebbe essere il giusto trampolino di lancio.

Una volta scelta la fiera a cui intendiamo partecipare occorre valutare accuratamente il bacino di utenza della manifestazione, i risultati dell’edizione precedente, gli espositori delle passate edizioni e quelli di quella a cui vorremmo partecipare. Valutiamo anche se tra gli espositori ce ne sono alcuni a cui vale la pena di essere vicini o, al contrario, di non esserlo affatto.

Il primo passo è fatto! Abbiamo scelto a quale fiera partecipare. E ora?

Perché la nostra partecipazione sia un successo la parte organizzativa dovrà essere curata nei minimi dettagli, dovremo pianificare ogni costo e ogni attività correlata. L’improvvisazione, in questo caso, potrebbe costarci molto cara.

Se non hai personale interno all’azienda che può occuparsi della pianificazione,
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Quanto costa partecipare a una fiera?

Dopo aver analizzato la parte strategica, dovremo passare alla valutazione dei costi perché il costo della fiera non è rappresentato solo dal costo dello stand.

Dovremo valutare in primo luogo i costi di partecipazione, le dimensioni dello stand di cui avremo bisogno, il numero di persone da coinvolgere nell’organizzazione e di quelle che dovranno presidiare lo stand per tutta la durata della fiera nonché tutti i costi accessori legati a questa attività.

Lo stand sarà il nostro biglietto da visita, non dovremo quindi sottovalutare l’aspetto legato all’allestimento: meglio uno stand di dimensioni ridotte ben strutturato e accattivante che uno stand enorme ma spoglio e freddo. Valuteremo in base alla nostra attività quali spazi possono essere ottimali: se la nostra azienda offre prodotti dovremo esporli e ‘raccontarli’ al meglio, prevedendo quindi anche la presenza di tecnici; se invece offriamo servizi ci servirà meno spazio, ma un’attrezzatura tecnica superiore.

Oltre ai costi di allestimento dello stand, dovremo considerare eventuali costi per il trasferimento dei prodotti che vorremo esporre, gli eventuali costi di pernottamento per il personale coinvolto e i costi necessari alla sponsorizzazione della nostra presenza in fiera (integrando al meglio comunicazione online e offline).

Quanto tempo prima devo iniziare a pensarci?

Un’analisi accurata non si fa in pochi giorni, quindi tutte queste valutazioni preparatorie dovrebbero avere luogo dai 9 ai 6 mesi prima dell’apertura della fiera.

Una volta decisa la partecipazione, occorrerà passare all’organizzazione pratica dell’evento. In questa fase sarà necessario procedere per fasi ben precise identificando un responsabile che dovrà accertarsi sempre di essere nei tempi stabiliti.

Continua a seguirci, le prossime settimane analizzeremo insieme ogni aspetto connesso alla partecipazione ad una fiera.

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